marzo 27, 2025
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Introducción
La Constitución Política de Colombia
reguló el derecho de las personas a ser protegidas en sus datos personales, a
conocerlos, actualizar, rectificar y/o cancelar la información y datos
personales que de ella se haya recolectado en bases de datos privadas o
públicas.
A través de la Ley 1581 de 2012 y el
Decreto 1377 de 2013 y normas que modifiquen o adicionen, se estableció el
régimen de protección de datos personales, en cumplimiento de la normatividad
vigente la sociedad AGROFÁCIL S.A.S., en su condición de
responsable y encargado del manejo de la información personal, establece la
presente política de Tratamiento de sus bases de datos, garantizando los
derechos que a los Titulares de la información les asiste.
La presente política tiene como
objetivos, otorgar información a los titulares de la información contenida en
las bases de datos de AGROFÁCIL S.A.S. del cómo puede conocer,
rectificar, actualizar y/o cancelar la información sobre datos personales,
igualmente, establecer los lineamientos que garanticen la protección de los
datos personales de las personas.
Esta política de protección será
aplicable a las bases de datos personales, tanto físicas como digitales que
cree AGROFÁCIL S.A.S. en el desarrollo de su objeto social y
actividades comerciales, que contengan datos personales de sus clientes,
afiliados, contratantes, contratistas, empleados y demás personas.
Esta política es de obligatorio
cumplimiento para AGROFÁCIL S.A.S. como responsable y tratante
de las bases de datos personales que haya creado, en especial los
administradores del manejo de bases de datos de la sociedad y por aquellos
funcionarios y contratistas que reciben, atienden y dan respuesta directa o indirectamente
a las peticiones (consultas o reclamo) de información relacionadas con la ley
de protección de datos personales.
Dato personal: Cualquier
información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales
determinadas o determinables.
Dato privado: Es
el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el
Titular.
Dato semiprivado: Es
semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y
cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a
cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato
financiero y crediticio de actividad comercial.
Dato público: Es
el dato calificado como tal según los mandatos de la Ley o de la Constitución
Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados, de conformidad
con la Ley 1266 de 2008. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en
documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no
estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas.
Autorización: Consentimiento
previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de
datos personales.
Base de Datos: Conjunto
organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Encargado del Tratamiento: Persona
natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros,
realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del
Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona
natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros,
decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona
natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier
operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la
recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transferencia: La
transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del
tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o
los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento
y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión:
Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o
fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la
realización de un tratamiento por el encargado por cuanto del responsable.
Datos sensibles: Son
aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar
su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico,
la orientación política, las convicciones religiosas. o filosóficas, la
pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que
promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos
y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a
la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
En el desarrollo, interpretación y
aplicación de la ley, regulaciones, y normatividad vigente, se aplicarán, de
manera armónica e integral, los siguientes principios:
1.
Principio de Legalidad en Materia de
Tratamiento de Datos: El Tratamiento es una actividad reglada que
debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 del 17 de octubre de 2012,
decretos reglamentarios y demás disposiciones que la desarrollen.
2.
Principio de Finalidad: El
Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la
Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
3.
Principio de Libertad: El
Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e
informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o
divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial
que releve el consentimiento.
4.
Principio de Veracidad o Calidad: La
información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada,
comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de Datos parciales,
incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
5.
Principio de Transparencia: En el
Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable
del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin
restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
6.
Principio de Acceso y Circulación Restringida: El
Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los
datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este
sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el
Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo
la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios
de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente
controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o
terceros autorizados.
7.
Principio de Seguridad: La
información sujeta a Tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado
del Tratamiento a que se refiere la ley, se deberá manejar con las medidas
técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad
a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no
autorizado o fraudulento.
8.
Principio de Confidencialidad: Todos los
funcionarios y contratistas que intervengan en el Tratamiento de Datos
Personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar
la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con
alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar
suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al
desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la
misma. AGROFÁCIL S.A.S., se compromete a tratar los datos
personales de los titulares tal y como lo define el literal g) del artículo 3
de la Ley 1581 de 2012 de forma absolutamente confidencial haciendo uso de
estos, exclusivamente, para las finalidades indicadas en el apartado anterior,
siempre que el titular no se haya opuesto a dicho tratamiento.
9.
Principio de temporalidad: Los datos
personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para
cumplir las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las
disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos
administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.
Los datos serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de
una obligación legal o contractual. Una vez cumplida la finalidad del
tratamiento y los términos establecidos anteriormente, se procederá a la
supresión de los datos.
10.
Interpretación integral de los derechos
constitucionales: Los derechos se interpretarán en armonía y en
un plano de equilibrio con el derecho a la información previsto en el artículo
20 de la Constitución y con los derechos constitucionales aplicables.
11.
Principio de Necesidad: Los datos
personales tratados deben ser los estrictamente necesarios para el cumplimiento
de las finalidades perseguidas con la base de datos.
5.
CATEGORIA DE LOS DATOS
5.1
DATOS SENSIBLES
Se entiende por datos sensibles
aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar
su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico,
la orientación política, las convicciones religiosas. o filosóficas, la
pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que
promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos
y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a
la salud, a la vida sexual y los datos biométricos
5.1.1 TRATAMIENTO DE DATOS
SENSIBLES
Se prohíbe el Tratamiento de datos
sensibles, excepto cuando:
5.1.2. AUTORIZACIÓN ESPECIAL PARA
EL TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES
AGROFÁCIL S.A.S.,
informará a través de los diversos medios de obtención de la autorización a
todos sus titulares, que en virtud de la ley 1581 del 2012 y normas
reglamentarias estos no están obligados a otorgar la autorización para el
tratamiento de datos sensibles.
En caso de tratamiento de datos
sensibles biométricos, AGROFÁCIL S.A.S, implementará las medidas
necesarias para proteger la seguridad y confidencialidad de los mismos, en todo
caso su finalidad será la de llevar a cabo el control de asistencia a las
instalaciones por parte de sus empleados.
5.2
DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES
El tratamiento de datos personales de
niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de
naturaleza pública, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes
parámetros y/o requisitos: -Que respondan y respeten el interés superior de los
niños, niñas y adolescentes. -Que se asegure el respeto de sus derechos
fundamentales. Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal de
los niños, niñas o adolescentes otorgará la autorización, previo ejercicio del
menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en
cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
En ejercicio de su objeto
social, AGROFÁCIL S.A.S. realiza directamente, esto es que,
ostenta la calidad de responsable y encargado del Tratamiento de datos
personales de sus empleados, proveedores, clientes, visitantes y usuarios de
sus zonas comunes y servicios.
Así mismo, en cumplimiento de la
legislación aplicable, AGROFÁCIL S.A.S. puede requerir
transmitir o transferir dichos datos a las plataformas indicadas y/o a los
sistemas de seguridad implementados por éste.
En desarrollo de los principios de
finalidad y libertad, la recolección de datos personales por parte de AGROFÁCIL
S.A.S., se limitará a aquellos datos personales que son pertinentes y
adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos,
conforme a la normatividad vigente. Salvo en los casos expresamente previstos
en la Ley, no se podrán recolectar datos personales sin autorización del
Titular.
Los datos personales son recolectados,
almacenados, organizados, usados, circulados, transmitidos, transferidos,
actualizados, rectificados, suprimidos, eliminados y gestionados de acuerdo a
la finalidad o finalidades que tenga cada tipo de Tratamiento, según se indica
en la presente política.
AGROFÁCIL S.A.S., tratará
los datos personales de sus empleados y contratistas, así como respecto de
aquellos que se postulen para vacantes laborales en tres (3) momentos a saber:
antes de iniciar la ejecución del vínculo contractual, durante la ejecución del
contrato y después de extinta la relación.
6.1
TRATAMIENTO DE DATOS ANTES INICIAR LA
EJECUCIÓN DE LA RELACIÓN CONTRACTUAL.
AGROFÁCIL S.A.S., le
informará de forma previa y expresa, a las personas naturales o jurídicas,
interesadas en participar en un proceso de selección o contratación adelantado
por la compañía, las reglas aplicables al tratamiento de los datos personales
que suministre el interesado, así como respecto de aquellos que se obtengan
durante el proceso de selección en cuanto a los titulares de información que
aplican a vacantes laborales.
AGROFÁCIL S.A.S., una vez
agote el proceso de selección, informará el resultado negativo y entregará a
las personas no seleccionadas los datos suministrados, salvo que los mismos
autoricen de forma expresa la destrucción total de la información.
La información obtenida por AGROFÁCIL
S.A.S., respecto de quienes no fueron seleccionados, resultados de las
pruebas psicotécnicas, entrevistas o cotizaciones, serán eliminados de sus
sistemas de información, dando así cumplimiento al principio de finalidad.
Cuando AGROFÁCIL S.A.S.,
contrate el proceso de selección con empresas. y/o personas ajenas a la
compañía, en el respectivo contrato que se suscriba, se debe señalar claramente
el tratamiento que debe impartir el tercero y las finalidades para las cuales
se suministra la información personal de los titulares.
La información de los clientes,
usuarios y contratistas en general será obtenida a través de llenado de
formulario o entrevista verbal de su titular de forma virtual. Las bases de
datos personales serán guardadas de forma virtual en la plataforma digital de
la sociedad CMR a través de la información otorgada por el cliente por medio de
la línea WhatsApp y su página web www.agrofacil.co y
llenado del sistema de facturación digital SAP y los archivos digitales de la
sociedad.
6.2
TRATAMIENTO DURANTE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO.
AGROFÁCIL S.A.S., se
obliga a almacenar los datos e información personales, que obtenga como
producto del proceso de selección de los empleados o contratistas, en una
carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos.
Tales carpetas digitales, serán
tratadas por la persona de Recursos Humanos o el área comercial o
administrativa dependiendo del caso de AGROFÁCIL S.A.S., con la
finalidad especifica de permitir el desarrollo de la relación laboral.
La información de los empleados y
contratistas sólo será suministrada a terceras personas, en virtud de la orden
de una autoridad competente; en cualquier otro caso, se encuentra prohibida la
divulgación de tales datos personales.
Controlar la asistencia de los
empleados y/o contratistas a las instalaciones de AGROFÁCIL S. A. S., a
través del sistema de marcaje biométrico por reconocimiento de huella.
Monitorear las instalaciones de AGROFÁCIL
S. A. S., a través del establecimiento de zonas video vigiladas.
Respecto, de clientes, proveedores y
contratistas en general, AGROFÁCIL S.A.S. usará los datos
personales con el fin de llenar las facturas y el sistema digitalizado contable
SAP, para la entrega de los servicios y productos a su destinatario, ello en
cada oportunidad a que haya lugar y/o mientras dure la relación contractual a
saber, finalmente, AGROFÁCIL S.A.S. también usara los datos
personales para enviar al cliente promociones, publicidad e información
comercial de la sociedad.
Respecto de los clientes sus datos
personales serán usados en campañas de fidelización de clientes por cuenta
propia o proveniente de convenios empresariales, gestión de clientes, gestión
administrativa, marketing, prospección comercial y el envío de comunicaciones
comerciales sobre nuestros productos y/o servicios.
Para el efecto, AGROFÁCIL
S.A.S. usa tres bases de datos a saber, PLATAFORMA DIGITAL CMR, línea
de WhatsApp y pagina web www.agrofacil.co donde
el titular de la información crea su propio usuario.
6.3
DESPUÉS DE EXTINTA LA RELACIÓN LABORAL O
CONTRACTUAL.
Terminada la relación laboral,
cualquiera que fuere la causa, AGROFÁCIL S.A.S. procederá a
almacenar los datos personales obtenidos del proceso de selección y
documentación generada en el desarrollo de la relación laboral, en un archivo,
sometiendo tal información a un nivel superior de seguridad.
Respecto de los datos personales de
clientes, usuarios y contratistas en general usada para facturar, dicha
información deberá quedar consignada en las facturas efectivamente generadas
como es obligación legal de las partes involucradas.
Respecto de los clientes sus datos
personales serán usados en campañas de fidelización de clientes por cuenta
propia o proveniente de convenios empresariales, gestión de clientes, gestión
administrativa, marketing, prospección comercial y el envío de comunicaciones
comerciales sobre nuestros productos y/o servicios.
El titular podrá mediante la página
web, suprimir, actualizar y ejercer sus derechos como titular en el usuario que
el mismo haya creado, por lo que, quedará en su plena liberalidad extinguirlo.
En caso de tener algún inconveniente con la página podrá solicitarlo a AGROFÁCIL
S.A.S. a través de los medios otorgados en esta política.
Por regla general, AGROFÁCIL
S.A.S. manejara sus bases de datos, será el responsable y el tratante
de los mismos, no obstante, AGROFÁCIL S.A.S. podrá transferir
y transmitir los datos personales a terceros con quienes tenga relación
operativa que le provean de servicios necesarios para su debida operación, o de
conformidad con las funciones establecidas a su cargo en las leyes. En dichos supuestos,
se adoptarán las medidas necesarias para que las personas que tengan acceso a
sus datos personales cumplan con la presente Política y con los principios de
protección de datos personales y obligaciones establecidas en la Ley.
En todo caso, cuando AGROFÁCIL
S.A.S. transmita los datos a uno o varios encargados ubicados dentro o
fuera del territorio de la República de Colombia, establecerá cláusulas
contractuales o celebrará un contrato de transmisión de datos personales en el
que indicará:
Además de las obligaciones que
impongan normas aplicables dentro del citado contrato, deberán incluirse las
siguientes obligaciones en cabeza del respectivo encargado:
En el tratamiento de datos
personales, AGROFÁCIL S.A.S. garantiza los siguientes:
8.1. DERECHOS DEL TITULAR
La revocatoria y/o supresión procederá
cuando la Autoridad Competente haya determinado que, en el Tratamiento AGROFÁCIL
S.A.S. o Encargados del Tratamiento de Datos Personales, han incurrido
en conductas contrarias a la ley y a la Constitución. La revocatoria procederá
siempre y cuando no exista la obligación legal o contractual de conservar el
dato personal.
8.2. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR
Sin perjuicio de las excepciones
previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa e
informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que
pueda ser objeto de consulta posterior. Se entenderá que la autorización cumple
con estos requisitos cuando se manifieste (i) por escrito, (ii) de forma oral o
(iii) mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma
razonable que otorgó la autorización, como cuando, por ejemplo, se remite a la
Entidad una hoja de vida para participar en procesos de selección o cuando se
ingresa a las instalaciones a sabiendas de la existencia de sistemas de video
vigilancia, en los casos en los que el titular se comunique con AGROFÁCIL
S.A.S, a través de medios virtuales, telefónicos o físicos y después de
haber llenado u otorgado datos personales de forma voluntaria e inequívoca.
8.3. SUMINISTRO DE LA INFORMACIÓN
La información solicitada por los
Titulares de información personal será suministrada principalmente por medios
electrónicos, esto es al correo electrónico que haya suministrado el titular, o
por cualquier otro solo si así lo requiere el Titular. La información
suministrada por AGROFÁCIL S.A.S. será entregada sin barreras
técnicas que impidan su acceso; su contenido será de fácil lectura, acceso y
tendrá que corresponder en un todo a aquella que repose en la base de datos.
8.4. DEBER DE INFORMACIÓN AL
TITULAR
AGROFÁCIL S.A.S., al
momento de solicitar al Titular la autorización, deberá informarle de manera
clara y expresa lo siguiente:
AGROFÁCIL S.A.S. como
responsable del Tratamiento, deberá conservar prueba del cumplimiento de lo
previsto en el presente numeral y, cuando el Titular lo solicite, entregarle
copia de esta.
8.5. PERSONAS A LAS QUE SE LES
PUEDE SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN
La información que reúna las
condiciones establecidas en la ley podrá ser suministrada a las siguientes
personas:
9.
DEBERES DE LOS RESPONSABLES Y ENCARGADOS DEL
TRATAMIENTO DE DATOS
AGROFÁCIL S.A.S. como
responsable del Tratamiento, deberá cumplir los siguientes deberes, sin
perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan
su actividad:
Los encargados por parte de AGROFÁCIL
S.A.S. tendrán las siguientes obligaciones:
10.1. TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
Todos los miembros de AGROFÁCIL
S.A.S., al realizar las actividades propias de su cargo, asumirán las
responsabilidades y las obligaciones que se tienen en el manejo adecuado de la
información personal, desde su recolección, almacenamiento, uso, circulación y
hasta su disposición final.
No obstante, lo anterior, las personas
encargadas del tratamiento y responsables son el representante legal y la
asistente administrativa de la sociedad.
10.2. USO DE LA INFORMACIÓN
Los responsables y tratantes de datos
personales no podrán tomar decisiones que tengan un impacto significativo en la
información personal, o que tengan implicaciones legales, con base
exclusivamente en la información que arroja el sistema de información, por lo
que deberán validar la información a través de otros instrumentos físicos o de
manera manual, y, si es necesario, de manera directa por parte del titular del
dato, en los casos en que así sea necesario, no obstante, por regla general las
bases de datos de AGROFÁCIL S.A.S. son digitales.
Únicamente los funcionarios y
contratistas autorizados pueden introducir, modificar o anular los datos
contenidos en las bases de datos o documentos objeto de protección. Cualquier
uso de la información diferente al establecido, será previamente consultado con
el representante legal y la asistente administrativa de AGROFÁCIL
S.A.S.
El uso de la información será la
estipulada en esta política, la cual deberá ser informada al titular con la
suscripción de la autorización.
10.3. ALMACENAMIENTO DE LA
INFORMACIÓN
El almacenamiento de la información
será efectuado por AGROFÁCIL S.A.S. a través de medios
digitalizados en archivos digitales propios de la documentación y archivos de
la sociedad, pagina web y plataforma CMR.
El sistema de facturación se
almacenará de la forma en que su legalidad lo exige.
10.4. DESTRUCCIÓN
La destrucción de medios electrónicos
y/o digitales se realiza a través de mecanismos que no permiten su
reconstrucción. Se realiza únicamente en los casos en que no constituya el
desconocimiento de norma legal alguna, dejando siempre la respectiva trazabilidad
de la acción. La destrucción comprende información contenida en poder de
terceros como en instalaciones propias.
10.5 PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE
INCIDENTES CON DATOS PERSONALES
Se entiende por incidencia cualquier
anomalía que afecte o pudiera afectar la seguridad de las bases de datos o
información contenida en las mismas.
En caso de conocer alguna incidencia
ocurrida, el usuario debe comunicarla a AGROFÁCIL S.A.S. por
cualquier medio escrito, quien adoptará las medidas oportunas frente al
incidente reportado.
Las incidencias pueden afectar tanto a
bases de datos digitales como físicas y generarán las siguientes actividades:
A menos que exista una solicitud de la
autoridad competente debidamente razonada y justificada, ningún funcionario
debe divulgar información sobre sistemas de cómputo, y redes que hayan sido
afectadas por un delito informático o abuso de sistema. Para la entrega de
información o datos en virtud de orden de autoridad, el área Jurídica deberá
intervenir con el fin de prestar el asesoramiento adecuado.
11.
COOKIES
En el
sitio web de www.agrofacil.co, como es práctica habitual en la mayoría de los
sitios web, se utilizan distintos tipos de cookies para mejorar la experiencia
del usuario con el contenido y servicios digitales. Estas cookies se dividen en
las siguientes categorías:
1. Cookies
Esenciales: Estas son necesarias para el funcionamiento básico del sitio web
y nuestras aplicaciones. No pueden ser desactivadas, ya que garantizan que el
sitio web y las aplicaciones sean seguros y funcionen correctamente.
2. Cookies
Funcionales: Estas cookies hacen que su interacción con nuestra web sea más
eficiente y personalizada. Por ejemplo, al recordar sus preferencias de idioma
o la región en la que se encuentra.
3. Cookies de
Rendimiento: Utilizamos estas cookies para recopilar datos agregados sobre el
uso de nuestro sitio web y aplicaciones. Esto nos ayuda a mejorar continuamente
nuestros servicios y a comprender mejor cómo nuestros usuarios interactúan con
nuestro contenido.
4. Cookies de
Marketing: Estas cookies se utilizan para mostrar contenido relevante para
usted, basado en sus intereses y comportamiento de navegación.
Al hacer clic en «ACEPTAR»
en el modal emergente de cookies al momento de ingresar a cualquiera de
nuestras aplicaciones o sitios web, está dando su consentimiento para el uso de
todas las categorías de cookies mencionadas anteriormente y declara que ha
leído y aceptado los términos y condiciones e incluso las políticas de
privacidad tratamiento y protección de datos personales de AGROFÁCIL S. A.
S.
El representante legal y la asistente
administrativa de AGROFÁCIL S.A.S., será responsable de la atención
de peticiones, consultas, reclamos, quejas o para el ejercicio de los derechos
del Titular de la información personal.
Con tal fin, el titular, su
causahabiente o persona con derecho podrá solicitar información o PQRS mediante
los siguientes medios.
Correo
electrónico: gerencia@agrofacil.co
Celular y línea WhatsApp: 3148800137
Teléfono: (604) 3224547
Dirección: carrera 50 No. 32-97
Medellín-Colombia
Sitio web: www.agrofacil.co
12.1
PROCEDIMIENTO DE CONSULTA
El Titular de los datos, o sus
causahabientes, podrán consultar la información que repose en las bases de
datos en posesión de AGROFÁCIL S.A.S., para lo cual deberán
formular la correspondiente petición, por escrito, y radicarla ante el Área
encargada en las instalaciones de AGROFÁCIL S.A.S., de lunes a
viernes en horario 8 am a 5 pm, en la dirección física, o mediante los canales
digitales o telefónicos mencionados.
Para evitar que terceros no
autorizados accedan a la información personal del Titular de los datos, será
necesario previamente establecer la identificación del Titular. Cuando la
solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que
la misma actúa en representación de aquel, se tendrá por no presentada.
La consulta será atendida en un
término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de
recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se
informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la
fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los
cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
12.2
PROCEDIMIENTO DE RECLAMOS
El Titular, o sus causahabientes, que
consideren que la información contenida en las bases de datos de AGROFÁCIL
S.A.S., debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando
adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en
esta ley, podrán presentar un reclamo ante AGROFÁCIL S.A.S. en
sus canales de contacto, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas, de
conformidad con el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012:
2.
Para evitar que terceros no autorizados
accedan a la información personal del Titular de los datos, será necesario
previamente establecer la identificación del Titular. Cuando la solicitud sea
formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa
en representación de aquel, se tendrá por no presentada.
3.
La solicitud debe contener la siguiente
información:
(i) La identificación del Titular.
(ii) Los datos de contacto (dirección
física y/o electrónica y teléfonos de contacto).
(iii) Los documentos que acrediten la
identidad del Titular, o la representación de su representante.
(iv) La descripción clara y precisa de
los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de
los derechos.
(v) La descripción de los hechos que
dan lugar al reclamo.
(vi) Los documentos que se quiera
hacer valer.
(vii) Firma, número de identificación
y huella.
(viii) Radicación en original.
4.
Si el reclamo resulta incompleto, AGROFÁCIL
S.A.S. requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días
siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.
Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el
solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido
del reclamo.
5.
Si el Área que recibe el reclamo no es
competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término
máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
6.
Una vez recibido el reclamo completo, se
incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el
motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda
deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
7.
El término máximo para atender el reclamo será
de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de
su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término,
se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se
atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días
hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
12.3
RECLAMACIONES SIN CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS
LEGALES
En caso de que la reclamación se
presente sin el cumplimiento de los anteriores requisitos legales, se
solicitará al reclamante dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción
del reclamo, para que subsane las fallas y presente la información o documentos
faltantes.
12.4
DESISTIMIENTO DE RECLAMO
Transcurridos dos (2) meses desde la
fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información
requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
12.5
PROCEDIMIENTO PARA LA SUPRESIÓN DE DATOS
PERSONALES
En caso de resultar procedente la
Supresión de los datos personales del titular de la base de datos conforme a la
reclamación presentada AGROFÁCIL S.A.S. deberá realizar
operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la
recuperación de la información, sin embargo, el Titular deberá tener en cuenta
que en algunos casos cierta información deberá permanecer en registros históricos
por cumplimiento de deberes legales de la organización por lo que su supresión
versará frente al tratamiento activo de los mismos y de acuerdo a la solicitud
del titular.
13.
CONTROL DE ACCESO Y VIGILANCIA
AGROFÁCIL S.A.S., utiliza
diversos medios de vídeo vigilancia instalados en diferentes lugares de sus
instalaciones y zonas comunes.
La información recolectada se
utilizará para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones.
Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso
ante cualquier tipo de autoridad y organización.
Las cámaras y sus videos son de uso
interno, estos solo se compartirán mediante oficio o solicitud de autoridad u
organización de control.
Las imágenes deberán ser conservadas
por un tiempo máximo de 30 días en caso de que la imagen respectiva sea objeto
o soporte de una reclamación, queja, o cualquier proceso de tipo judicial,
hasta el momento en que sea resuelto.
Las áreas donde se ejecutan procesos
relacionados con información confidencial o restringida deben contar con
controles de acceso que sólo permitan el ingreso a los colaboradores
autorizados y que permita guardar la trazabilidad de los ingresos y salidas.
14.
PROCESO DE REVISIÓN Y AUDITORIAS DE CONTROL
La Entidad realizará procesos de
revisión o auditorías en materia de protección de datos personales verificando
de manera directa o a través de terceros, que las políticas y procedimientos se
han implementado adecuadamente en la Entidad. Con base a los resultados
obtenidos, se diseñarán e implementarán los planes de mejoramiento
(preventivos, correctivos y de mejora) necesarios. Por regla general AGROFÁCIL
S.A.S. realizará estos procesos de revisión con una periodicidad
mínima de un año o de forma extraordinaria ante incidentes graves que afecten a
la integridad de las bases de datos personales.
15.
PERIODO DE VIGENCIA DE BASES DE DATOS Y
ACTUALIZACIÓN.
Las Bases de Datos de AGROFÁCIL
S.A.S. tendrán el periodo de vigencia que corresponda a la finalidad
para el cual se autorizó su tratamiento y de las normas especiales que regulen
la materia, así como aquellas normas que establezcan el ejercicio de las
funciones legales asignadas a la Sociedad.
Por su parte, las políticas plasmadas
en este documento rigen a partir de su firma y/o la publicación de las mismas
en el Registro Nacional de Bases de Datos de la Superintendencia de Industria y
Comercio y tendrá vigencia indefinida, mientras no sea corregida, suprimida o
alterada en cualquiera de sus partes, para el efecto se hará la correspondiente
actualización legal y se le dará la efectiva publicidad.
